facturen, factuurherkennigssoftware, factuurverwerking, ubl, ubl factuur, universal business language
BLOG

Weg met factuurherkenningssoftware door komst UBL

26 september 2018
Roberto van den Heuvel

De tijd is nu echt aangebroken dat de wereld een flinke digitalisatieslag maakt. Het handmatig bijhouden en printen van facturen heeft z'n beste tijd gehad. Waarom zou je al die inefficiënte stappen ook nog nemen als het zoveel gemakkelijker kan?  Met de komst  van UBL is het nog eenvoudiger om financiële informatie uit te wisselen. In steeds meer landen is UBL namelijk de standaard geworden voor het uitwisselen van documenten. En met UBL heb je geen factuurherkenningssoftware meer nodig.

Factuurverwerking tijdrovend?

Veel facturen worden tegenwoordig nog handmatig ingevoerd en gescand. Ook wanneer facturen in PDF-formaat ontvangen zijn, worden de gegevens vaak nog handmatig overgetypt in het systeem. Met de overgang naar UBL is digitale factuurverwerking geen tijdrovende klus meer. Ook de overheid ziet hier het grote nut van in: alle overheidsinstanties moeten uiterlijk in 2018 over zijn op e-factureren in UBL (bron Financieel Management.

E-book: Digitale factuurverwerking

Verwerk jij nog het gros van jouw binnenkomende facturen handmatig? Dan is het nu tijd om na te denken over de overstap naar digitale factuurverwerking. Met de 11 vragen uit het gratis e-book ‘Overstappen op digitale factuurverwerking: ja of nee?’ kun je beslissen of digitalisering van de factuurstroom de investering waard is voor jouw organisatie.

Download het E-book
e-book digitale factuurverwerking

Wat is UBL en wat kun je ermee?

UBL staat voor Universal Business Language. Technisch gezien is een UBL factuur een bestand in XML-formaat. Deze heeft een gestructureerde opbouw, bestaande uit groepjes elementen zoals adresgegevens, BTW en andere factuurregels. Via een UBL factuur kunnen alle benodigde gegevens in één keer automatisch digitaal ingelezen worden. Er hoeft dus niets meer handmatig ingevoerd of gescand te worden. Bovendien kunnen UBL facturen eenvoudig met andere programma’s uitgewisseld worden.

Voordelen van UBL:

  • Alle informatie op de factuur wordt automatisch herkend, scannen is dus overbodig.
  • Boekingsdocumenten in UBL kunnen vrijwel geheel automatisch verwerkt worden in uw financiële systeem.
  • De kans op fouten wordt aanzienlijk kleiner, doordat er minder handmatige acties hoeven plaats te vinden.

Hoe werkt het proces?

  1. De crediteur stuurt via zijn financieel systeem (ERP) de factuur rechtstreeks naar het factuurverwerkingssysteem van de debiteur (de betalende partij). Er worden twee dingen verstuurd: de factuur in UBL-formaat  en een afbeelding van de factuur in PDf- of Tiff-formaat.
     
  2. De UBL factuur wordt vervolgens rechtstreeks opgeslagen in het financieel systeem (ERP) van de debiteur. Er hoeft dus niemand meer de factuur te scannen en handmatig in te voeren. De afbeelding van de factuur (PDF of Tiff), wordt direct opgeslagen in het digitaal archief van de debiteur. Zo nodig wordt de afbeelding ook een workflow ingeschoten, bijvoorbeeld wanneer het systeem geen ordermatch kan maken of wanneer de factuur een bepaald bedrag overschrijdt en deze intern door specifieke personen goedgekeurd moet worden.

Wat dus wel benodigd zal blijven bij UBL, is een afbeelding van de factuur. De UBL factuur is immers slechts een coderegel waar een gebruiker niet wijs uit wordt. De afbeelding wordt bij het gebruik van UBL automatisch aangemaakt in PDF of Tiff-formaat. Zo kun je bijvoorbeeld nog steeds het document inzien voor het accorderen van de factuur.

De uitdaging voor jouw organisatie is hoe en waar je deze bedrijfskritische documenten gaat borgen? Veel facturen hebben immers een wettelijke bewaartermijn van zeven jaar of langer. Sla je de UBL code en afbeelding beter in jouw financiële applicatie op of in een speciaal digitaal archief? Mijn advies is om een digitaal archief te gebruiken: 4 redenen om facturen niet in financiële applicaties op te slaan.

Is jouw digitaal archief klaar voor UBL?

Veel organisaties verstaan onder hun digitaal archief, de digitale schijf of Windows verkenner structuur. Maar (UBL) facturen op die manier archiveren kent een aantal nadelen:

  • Grote kans dat er veel mappen/documenten met dezelfde inhoud opgeslagen worden.
  • Het terugvinden van specifieke documenten kan veel tijd kosten, afhankelijk van het aantal documenten.
  • Vaak wordt PDF als bestandsformaat gekozen. Vanuit Acrobat vinden regelmatig updates plaats waardoor je er niet van verzekerd bent dat de PDF over een aantal jaar nog steeds te raadplagen is.
  • Je bestanden kunnen snel zoekraken of (per ongeluk) gewist worden.
  • Meer valkuilen van digitaal archiveren met een mappenstructuur

Om de authenticiteit van jouw facturen te bewaren, is het dus slim om een digitaal archief aan te schaffen. Met Xtendis raadpleegt je gemakkelijk een UBL factuur zonder dat jouw huidige financiële systeem of applicatie belast wordt door alle opgeslagen facturen/plaatjes en overige in beslag nemende documenten.

Grote inhaalslagen met UBL

Met de komst van Universal Business Language zijn er grote inhaalslagen te realiseren. De kosten kunnen gereduceerd worden en jouw efficiency kan verhoogd worden. Het hele proces van scannen en handmatig invoeren van documenten (waarbij sorteren, opslaan, versturen en ophalen een onderdeel was) kan nu worden vereenvoudigd.  Met UBL kunnen jouw documenten nog efficiënter ingeboekt en digitaal gearchiveerd worden. Meer weten over hoe je UBL ready wordt? Neem dan contact met ons op!

Roberto van den Heuvel Xtandit
Roberto van den Heuvel
Manager Consultancy & Solutions